Konkrete Szenarien aus dem Verwaltungsalltag

Szenario

Ein Mieter ruft außerhalb der Bürozeiten an und meldet einen Wasserschaden in der Küche.

Was der Bot macht

Der Bot nimmt den Schaden strukturiert auf (Ort, Art, Dringlichkeit), erstellt ein Ticket in Ihrem System und informiert den Notfall-Handwerker per SMS — innerhalb von 60 Sekunden.

Szenario

Ein Mietinteressent möchte eine Wohnung besichtigen und ruft Ihre Verwaltung an.

Was der Bot macht

Der Bot prüft verfügbare Zeitfenster im Kalender, bucht den Termin und sendet eine Bestätigung per E-Mail — ohne dass Ihr Team einen Finger rühren muss.

Szenario

Ein Mieter hat seine Betriebskostenabrechnung erhalten und versteht einzelne Positionen nicht.

Was der Bot macht

Der Bot erklärt häufige Fragen zu Heizkostenverteiler, Grundsteuerumlage oder Hausmeisterkosten und leitet komplexe Fälle mit Kontext an Ihren Sachbearbeiter weiter.

Szenario

Ein Mieter kündigt seine Wohnung und möchte den Übergabetermin vereinbaren.

Was der Bot macht

Der Bot erfasst die Kündigung, prüft die Kündigungsfrist und vereinbart den Übergabetermin. Alle Informationen werden im Vorgang dokumentiert.

Szenario

Mieter meldet um 23 Uhr einen Heizungsausfall bei -5°C Außentemperatur.

Was der Bot macht

Der Bot erkennt die Dringlichkeit, verbindet sofort mit dem Bereitschaftsdienst und dokumentiert den Vorfall. Am nächsten Morgen liegt der vollständige Bericht vor.

Szenario

Ein Mieter braucht eine Wohnungsgeberbestätigung für die Anmeldung beim Einwohnermeldeamt.

Was der Bot macht

Der Bot identifiziert den Mieter, erstellt das Dokument automatisch und sendet es per E-Mail — auch nachts und am Wochenende.